IL CONTENUTO DEGLI OBBLIGHI INFORMATIVI
Dal 13 agosto 2022 è divenuto operativo il Decreto Legislativo n.104 del 27 giugno 2022, detto anche “Decreto trasparenza”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 29 luglio 2022, in recepimento della Direttiva (UE) 2019/1152 relativa alle condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione europea.
L’obiettivo di tale decreto, che modifica il precedente Decreto Legislativo n. 152 del 26 maggio 1997, è garantire la conoscenza delle condizioni di lavoro a tutti i lavoratori.
Tale obiettivo è perseguito attraverso obblighi informativi di cui si devono far carico i datori di lavoro in relazione alle varie tipologie di contratto di lavoro.
Sono esclusi, tra gli altri, i rapporti di lavoro autonomo, purché non integranti rapporti di collaborazione coordinata e continuativa, e i rapporti di agenzia.
Sul contenuto del decreto è altresì intervenuta la circolare n 4/2022 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro che ha fornito parziali chiarimenti.
Le informazioni previste dal Decreto Trasparenza devono essere comunicate dal datore prima dell’inizio dell’attività lavorativa o entro 7 giorni, estesi ad un mese in talune limitate ipotesi.
Per i lavoratori in forza al 1° agosto, le informazioni devono essere fornite solo ove richieste dai lavoratori, ed entro il termine di 60 giorni dalla richiesta scritta.
In ogni caso, le informazioni devono essere trasmesse con modalità cartacee o elettroniche, conservando la prova della trasmissione per 5 anni dalla conclusione del rapporto di lavoro e devono avere ad oggetto:
a) l’identità delle parti;
b) il luogo di lavoro;
c) la sede o il domicilio del datore di lavoro;
d) l’inquadramento, il livello e la qualifica o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro;
e) la data di inizio del rapporto di lavoro;
f) la tipologia di rapporto di lavoro;
g) l’identità delle imprese utilizzatrici nel caso di lavoratori dipendenti da agenzia di somministrazione di lavoro;
h) la durata del periodo di prova, ove previsto;
i) il diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, ove prevista;
l) la durata del congedo per ferie, nonche’ degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore;
m) la procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
n) l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalita’ di pagamento;
o) la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonche’ le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno;
q) il contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro;
r) gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;
s) gli elementi previsti dall’articolo 1-bis qualora le modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate mediante l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.
GLI OBBLIGHI PRIVACY
Il diritto di trasparenza in favore dell’interessato, nonché gli specifici obblighi informativi posti a carico del datore di lavoro, si riferiscono anche “all’utilizzo e al funzionamento dei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati”.
L’articolo 1-bis (Ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati) prevede infatti che: “ Il datore di lavoro o il committente pubblico e privato e’ tenuto a informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini della assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonche’ indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori”.
In tali ipotesi, dunque, il datore di lavoro deve fornire al dipendente, unitamente alle informazioni sopra elencate, e prima dell’inizio dell’attività lavorativa, le seguenti ulteriori informazioni:
a) gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati;
b) gli scopi e le finalità di detti sistemi;
c) la logica ed il funzionamento;
d) le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare detti sistemi, inclusi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
e) le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
f) il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza di detti sistemi e le metriche utilizzate per misurare tali parametri, nonché gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.
Il Decreto Trasparenza fa riferimento a sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati utilizzati dal datore di lavoro sia in fase preassuntiva che in fase di svolgimento e cessazione dell’attività lavorativa, includendo nel proprio ambito anche sistemi di valutazione della performance dei dipendenti.
In tale contesto è riconosciuto il diritto del lavoratore di richiedere, direttamente o per il tramite delle rappresentanze sindacali aziendali o delle organizzazioni sindacali territoriali, ulteriori informazioni sull’impatto di tali sistemi automatizzati sul rapporto di lavoro.
A fronte di detta richiesta, il datore di lavoro è tenuto a dare risposta entro 30 giorni e deve, in ogni caso, comunicare preventivamente (almeno 24 ore prima) ogni modifica delle informazioni già fornite, che comporti variazione delle condizioni di lavoro.
Lato privacy, quindi, i datori di lavori dovranno integrare le informative già fornite ai dipendenti, aggiornare il registro del trattamento ed eseguire un’analisi del rischio e un’eventuale DPIA sui trattamenti sopra citati.
Occorrerà altresì che siano aggiornate o predisposte, ove assenti, le nomine degli incaricati che siano coinvolti in detti trattamenti.
SANZIONI E PROCEDIMENTO SANZIONATORIO
Nel caso in cui le informazioni non vengano fornite al lavoratore, ovvero vengano fornite in ritardo o in modo incompleto, sono previste per il datore sanzioni amministrative pecuniarie da € 250 a 1.500 per ogni singolo lavoratore.
Ulteriori e diverse sanzioni (fino a € 5.000) potranno essere adottate in caso di violazione degli obblighi informativi relativi ai sistemi automatizzati.
Il procedimento sanzionatorio è in ogni caso disciplinato dalla Legge n. 689/1981 e trova applicazione la procedura di diffida di cui all’art. 13 del D.Lgs. n. 124/2014 che comporta, in ipotesi di ottemperanza, l’applicazione della sanzione minima con l’estinzione del procedimento sanzionatorio, successivamente al pagamento dell’importo dovuto.